Apa itu Software E-Invoice? Manfaat dan Fiturnya

Semakin berkembangnya zaman, segala aktivitas yang berkaitan dengan operasional bisnis mulai beralih dari konsep konvensional ke digital. Salah satunya pada transaksi bisnis, kini Anda mengenal istilah e-invoice. 

E-invoice adalah sistem penagihan digital yang memungkinkan pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan faktur digital secara elektronik. Dengan format terstruktur, e-invoice memastikan informasi penagihan disusun secara akurat, sehingga menawarkan berbagai manfaat yang signifikan pada bisnis.

Beberapa perusahaan masih menggunakan invoice fisik, yang dapat menyebabkan berbagai tantangan. Masalah seperti lambatnya proses pembayaran, risiko kehilangan dokumen, dan kesalahan data sering muncul. Proses manual juga rentan terhadap duplikasi data dan sulit untuk terintegrasi dengan sistem lainnya.

Namun, dengan memanfaatkan e-invoice dapat membantu bisnis mengurangi biaya, waktu, dan potensi kesalahan dalam administrasi keuangan, serta mempercepat alur pembayaran. Dengan sistem e-invoice, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional melalui proses transaksi yang lebih lancar.

Ingin mengetahui bagaimana e-invoice akan memudahkan operasional Anda? Simak terus artikel berikut!

Perbedaan Invoice Kertas dan E-Invoice

Pergeseran dari invoice kertas ke sistem invoice digital telah membawa dampak signifikan pada efisiensi bisnis. Faktur digital tidak hanya lebih efisien tetapi juga lebih akurat dan mudah diintegrasikan dengan sistem lain, berbeda dengan invoice tradisional.

Oleh karena itu, penting untuk memahami perbedaan antara invoice kertas dan e-invoice agar Anda dapat memilih solusi yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

• Invoice kertas

Invoice kertas adalah faktur yang dibuat secara konvensional, di mana perusahaan mencetaknya menggunakan template kertas yang telah disiapkan sebelumnya. Dengan adanya template tersebut, Anda tidak perlu membuat ulang tabel setiap kali ingin mencetak invoice. Anda hanya perlu mengisi data sesuai dengan tabel yang ada dan mencetaknya.

• E-invoice

E-invoice, atau faktur digital, merupakan inovasi teknologi yang semakin populer dalam dunia bisnis. E-invoice adalah bentuk penagihan elektronik yang menggunakan format terstruktur, sehingga memungkinkan informasi penagihan dikirim dan dikelola tanpa perlu kertas.

Dibandingkan dengan invoice kertas, e-invoice adalah solusi yang jauh lebih praktis dan efisien, serta memungkinkan penghematan biaya karena tidak memerlukan pembelian kertas. Selain itu, sistem invoice dapat diakses dan dilacak dengan lebih mudah, meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam proses penagihan.

Apa itu Software E-Invoice?

Software E-Invoice adalah sistem yang secara otomatis menghasilkan faktur digital setiap kali produk atau jasa terjual. Software ini bekerja dengan menyusun informasi penagihan dalam format terstruktur dan memastikan data yang akurat serta mudah diakses secara elektronik.

Sistem ini meningkatkan efisiensi pembuatan faktur digital dengan menyusun tagihan (billing) secara elektronik dalam format terstruktur dan mengirimkannya langsung ke pelanggan. Selain memudahkan pembuatan dan pengiriman faktur, invoice elektronik juga memungkinkan integrasi yang lebih mudah dengan software ERP, meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

Manfaat Penggunaan Software E-Invoice bagi Perusahaan dalam Melakukan Transaksi

Manfaat invoicing software sangat signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan faktur perusahaan. Dengan menggunakan invoice elektronik, perusahaan dapat secara otomatis membuat, mengirim, dan melacak faktur, sehingga dapat mempercepat proses pembayaran.

Penggunaannya yang semakin populer di kalangan pebisnis inilah yang membuat banyak perusahaan IT berinovasi dalam mengembangkan produk e-invoicing software. Dengan menggunakan software invoice elektronik, Anda dapat mengelola pembuatan faktur elektronik secara otomatis. 

Berikut adalah manfaat e-invoicing software bagi perusahaan dalam melakukan transaksi:

Mengurangi kejadian telat bayar

Menggunakan software invoice digital, Anda dapat menghindari kejadian telat bayar dan pembayaran dari pelanggan pun akan Anda terima tepat waktu. Teraturnya data tagihan jadwal pembayaran akan meningkatkan profitabilitas perusahaan anda.

Anda juga dapat menggunakan sistem HRM untuk membantu dalam aktivitas penggajian karyawan yang akan disesuaikan dengan jam kerja karyawan itu sendiri.

Menghindari kejadian salah bayar

Implementasi sistem invoice yang tepat dapat mengurangi risiko salah bayar yang berdampak pada perusahaan. Manual invoicing yang rentan akan human error memungkinkan kejadian salah bayar terjadi. Invoice digital ini akan mencetak invoice secara otomatis ketika produk/jasa anda sudah sampai di tangan pelanggan.

Tak hanya itu, invoice digital juga akan mengirimkan faktur tersebut secara otomatis sehingga kejadian salah kirim atau lupa kirim invoice takkan lagi terjadi.

Meningkatkan pendapatan perusahaan

Software invoice elektronik memiliki andil besar untuk meningkatkan pendapatan bisnis anda jika bisa  mengimplementasikannya dengan tepat. Yang pertama, bisa untuk mengautomatisasi tugas-tugas yang biasanya staf keuangan anda lakukan. Oleh karena itu, Anda bisa menghemat pengeluaran dengan mengurangi sejumlah karyawan dan meningkatkan pemasukan.

Integrasi dengan sistem lainnya

Menggunakan sistem invoice yang tepat seperti e-invoicing dari HashMicro, Anda bisa mengintegrasikan invoice elektronik ini dengan berbagai sistem atau software lainnya yang Anda gunakan, seperti misalnya sistem akuntansi, HRIS, inventaris, dan lainnya. Anda juga bisa mengkostumisasikan sistem ini sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mencetak invoice penjualan dengan mudah

Sistem invoice memungkinkan Anda mencetak faktur penjualan dengan mudah asalkan Anda memiliki akses ke perangkat yang terhubung, dengan data penagihan yang selalu ter-update secara real-time dan otomatis. Namun, koneksi internet tetap diperlukan untuk mengakses invoice elektronik ini.

Proses infrastruktur lebih efisien

Sistem invoice digital dapat memastikan data status penagihan selalu ter-update secara real-time dan otomatis. Sehingga, sebagai pengusaha, Anda tidak perlu khawatir menggunakan software invoice elektronik, karena semua konsep dasar pembuatan faktur telah terstruktur dan dapat diatur ulang dengan mudah.

Oleh karena itu, e-invoice adalah solusi yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan secara signifikan dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Adanya akses pengawasan faktur penjualan

Untuk menghindari adanya pembuatan pajak fiktif, Anda bisa memakai sistem pembuatan faktur secara online. Kode QR bisa membantu salah satu tanda absahnya tanda tangan yang membuat faktur penjualannya. Kemudian agar bisa mendapatkan kode QR, wajib pajak harus mendaftarkan terlebih dahulu pengurusan perizinan surat elektronik yang sah dalam pembuatan fakturnya. 

Dapat kustomisasi template faktur penjualan dan tanda tangan

Fitur utama kustomisasi otomatis dan tanda tangan otomatis bisa Anda dapatkan melalui software e-invoice dari HashMicro. Dengan dukungan fitur pembuatan template sesuai ketentuan perusahaan juga bantu memudahkan bisnis Anda dalam penyusunan faktur yang akan dikirimkan langsung kepada klien tanpa takut salah.  

Meminimalisir human error

Sistem invoice ini memiliki sistem penyimpanan berbasis cloud yang membantu dalam penyimpanan data yang tidak akan hilang serta akses dokumen untuk selamanya. Dengan dukungan sistem cloud memudahkan penyimpanan dokumen untuk jangka panjang.

Software invoice elektronik dari HashMicro sudah memiliki sistem cloud dengan penyimpanan yang besar dan mempunyai akses unlimited user. Hal ini dapat memudahkan Anda dalam membuat faktur penjualan dalam jumlah yang banyak. 

Fitur Software E-Invoice

Sistem e-invoicing memiliki beberapa fitur yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan. HashMicro sebagai penyedia layanan e-invoicing software terbaik memberikan enam fitur-fitur unggulan. Apa saja? Simak penjelasannya di bawah ini.

• Invoice generation

Fitur invoice generation memudahkan Anda dalam membuat faktur dengan template-template tertentu. Bahkan Anda dapat personalisasi template untuk client yang berbeda. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi membuat ulang template meskipun sasaran pengirim berbeda. Setelah terisi dengan data yang diperlukan, Anda bisa mencetak atau langsung mengirimkannya via email.

• Tax & discount management

Di dalam invoice, Anda juga perlu menyertakan potongan pajak dan diskon sesuai dengan jumlah transaksi. Software invoice elektronik membantu Anda dalam menghitung pajak dan diskon pada setiap faktur masing-masing client. Aplikasi tagihan ini akan memproses perhitungan secara otomatis, sehingga total invoice akan lebih akurat.

• Online payment management

Fitur yang ketiga adalah pengelolaan pembayaran online. Dengan fitur ini, pelanggan memperoleh kemudahan pembayaran dengan online payment gateway. Fitur ini juga dapat mengirim resi melalui portal yang sama. Fitur ini sangat bermanfaat dalam membantu proses purchase order yang dilakukan oleh perusahaan.

• Credit limit management

Selain dapat menghitung potongan pajak dan diskon, software e-invoice dengan fitur credit limit management juga mengatur batasan kredit yang berbeda. Masing-masing client tentu memiliki batasan kreditnya tersendiri. Hal ini dapat Anda lihat berdasarkan harga produk atau jasa dari perusahaan Anda.

• Invoice approval & validation

Beberapa faktur memungkinan adanya harga khusus atau diskon. Sistem ini dapat Anda gunakan untuk memproses approval dan validasi faktur dengan harga khusus tersebut.

• Real-time invoice reporting

Fitur keenam sangat membantu Anda dalam mengetahui usia faktur. Selain itu, Anda juga dapat menemukan faktur-faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan Anda secara keseluruhan. 

Baca juga: Peran Proforma Invoice dalam Dunia Bisnis

Kesimpulan 

Beralihnya penggunaan invoice kertas ke e-invoice menandakan bahwa Anda dapat memanfaatkan teknologi digital untuk semua operasional bisnis. Jika Anda bandingkan antara keduanya, tentu invoice elektronik lebih praktis, ringkas, dan hemat. Inilah mengapa banyak perusahaan mulai tertarik menggunakan e-invoice.

Namun, tidak sedikit juga perusahaan yang masih bingung untuk menentukan sistem e-invoice mana yang tepat. Dalam memilih aplikasi invoice terbaik, bisnis harus memperhatikan fitur-fitur yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis. E-Invoicing Software dari HashMicro adalah solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan faktur pada bisnis Anda.

Melalui fitur-fiturnya, sistem ini dapat melacak riwayat tagihan, otomatisasi pengiriman, dan optimasi arus kas. Anda juga akan memperoleh kebebasan untuk kustomisasi template faktur sesuai kebutuhan. 

Keunggulan ini hanya Anda dapatkan melalui sistem faktur elektronik dari HashMicro. Dengan mengunduh skema perhitungan harga e-invoicing software, Anda dapat memperkirakan biaya yang perlu Anda siapkan. Atau dapatkan demo gratisnya disini!

Pertanyaan Seputar Software E-Invoice

• Apa perbedaan dari invoice dan purchase order?
  

  Perbedaan invoice dengan Purchase Order adalah sebagai berikut:
  1. PO dibuat oleh pembeli dan ditujukan pada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual ditujukan kepada pembeli.
  2. Isi dari PO adalah rincian lengkap pemesanan barang/jasa yang Anda beli, sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang/jasa Anda jual kepada pembeli.
  3. Purchase order dikirimkan pada saat pembeli memesan barang/jasa, sedangkan Invoice dikirimkan pada saat barang/jasa selesai dikirim/dikerjakan dan dikirim dari penjual ke pembeli atau pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.

• Apa persamaan dari invoice dan purchase order?
  

  Di bawah ini adalah beberapa persamaan dari invoice dan PO:
  1. Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
  2. PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
  3. Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.

• Apa saja jenis-jenis dari invoice?

  Terdapat tiga jenis invoice, yaitu invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler.

• Apa saja komponen yang ada di dalam invoice?
  

  Setiap jenis invoice yang dapat Anda temukan dalam transaksi pada setiap perusahaan biasanya memiliki format yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan. Komponen-komponen tersebut, antara lain:
  1. Nomor urut invoice
  2. Nomor order
  3. Delivery Order/surat jalan atau kode nomor transaksi
  4. Deskripsi barang
  5. Sub Total
  6. Diskon (jika ada)
  7. Biaya pengiriman
  8. Pajak atau PPN
  9. Total biaya
  10. Tanda tangan, cap stempel, atau tambahan logo jika perlu

• Apa saja komponen yang ada di dalam invoice?
  

  Setiap jenis invoice yang dapat Anda temukan dalam transaksi pada setiap perusahaan biasanya memiliki format yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan. Komponen-komponen tersebut, antara lain:
  1. Nomor urut invoice
  2. Nomor order
  3. Delivery Order/surat jalan atau kode nomor transaksi
  4. Deskripsi barang
  5. Sub Total
  6. Diskon (jika ada)
  7. Biaya pengiriman
  8. Pajak atau PPN
  9. Total biaya
  10. Tanda tangan, cap stempel, atau tambahan logo jika perlu

• Apa contoh dari tagihan invoice?
  

  Contoh invoice tagihan meliputi berbagai transaksi bisni seperti pembelian produk atau layanan, sewa atau pengiriman barang

The post Apa itu Software E-Invoice? Manfaat dan Fiturnya appeared first on HashMicro Indonesia.